W dniu 1 grudnia 2018 roku system wystawiania zwolnień lekarskich uległ diametralnej zmianie. Pożegnaliśmy się z papierowymi drukami na rzecz zwolnień elektronicznych. Portal Aplikuj.pl postanowił sprawdzić, czy pojawiały się problemy z wprowadzeniem nowego systemu, jakie pozytywne zmiany można zaobserwować i jak oceniane jest funkcjonowanie nowego systemu.

Elektroniczne zwolnienia miały na celu ograniczyć biurokrację, zaoszczędzić czas lekarzy oraz pacjentów i znacząco usprawnić komunikację na linii lekarz - pracodawca - ZUS. Upływa już 10 miesięcy od zmiany przepisów i możemy się przyjrzeć efektom elektronicznej rewolucji.

Na czym polegały zmiany?

Możliwość wystawiania e-zwolnień istniała już od stycznia 2016, ale dopiero z dniem 1 grudnia 2018 narzucono na lekarzy obowiązek ich wystawiania. Za pomocą specjalnie przygotowanego systemu mogą wystawić zaświadczenie e-ZLA, które w momencie wystawienia staje się widoczne dla ZUS-u oraz pracodawcy w jego profilu PUE ZUS (Platformie Usług Elektronicznych ZUS). Uprawnienia do wystawienia e-zwolnienia mają asystenci medyczni pod warunkiem, że są wpisani do Rejestru Asystentów Medycznych (RAM). Krótko mówiąc, taka forma sprawia, że pracownik przechodzący na świadczenie L4 nie musi fizycznie dostarczać papierowego zwolnienia swojemu pracodawcy.

E-zwolnienia tuż po wprowadzeniu borykały się z drobnymi problemami w działaniu systemu i komunikacją: pojawiały się zawieszenia infolinii ZUS, nie wszystkie placówki były też odpowiednio przygotowane do zmiany. Dziś w większości system funkcjonuje już bez zarzutu. W przypadku awarii bądź chwilowego braku Internetu w przychodni lekarz nadal może wystawić papierowe zwolnienie – w ramach wyjątku, a więc stosunkowo rzadko. Wciąż jednak zdarza się, że lekarze wystawiają papierowe zwolnienia pomimo nowych zasad – pracownicy ZUS-u tłumaczą, że w przejściu na elektronizację w wielu placówkach potrzebne były odpowiednie wsparcie, czas i dodatkowe przeszkolenia.

Początek rewolucji? Lepsza kontrola, mniej nadużyć

Wprowadzenie elektronicznych zwolnień niesie za sobą wiele udogodnień. Przede wszystkim czas potrzebny na wystawienie e-ZLA jest znacznie krótszy niż w przypadku papierowego dokumentu. Wystarczy, że lekarz poda numer PESEL pacjenta i otrzyma dostęp w systemie do wszystkich potrzebnych danych. Zwolnienie może być wystawione również na urządzeniach mobilnych, co jest bardzo przydatne podczas wizyt domowych. Sami pracownicy nie muszą też dostarczać papierowych dokumentów do zakładu pracy.

E-zwolnienia pozwoliły na znaczące uskutecznienie kontroli nieprawidłowości. Zakład Ubezpieczeń Społecznych dzięki natychmiastowemu dostępowi do e-ZLA ma większą kontrolę nad nieprawidłowościami zwolnień i ich nadużywaniem. Wcześniej pracownik miał siedem dni na dostarczenie zwolnienia lekarskiego pracodawcy, a teraz ZUS dostaje informacje o L4 natychmiast, a zatem może szybciej zareagować w wątpliwych sytuacjach.

Zapytani o opinię na temat zmian lekarze z Małopolski i rejonów Podbeskidzia są zgodni: system sprzyja lepszej organizacji i przyspiesza formalności. Dyrektor ZZOZ w Żywcu, Antoni Juraszek, mówi:

System elektronicznych zwolnień lekarskich w Szpitalu Powiatowym w Żywcu z perspektywy ostatnich kilku miesięcy sprawdza się i działa bez zarzutu. Usprawnił on znacząco pracę administracji naszego szpitala, a także przyczynił się do zmniejszenia kolejek pacjentów oczekujących na wypisanie tradycyjnego L4. W porównaniu z tradycyjnym systemem e-zwolnienia ułatwiły pracę lekarzom, pielęgniarkom, a w konsekwencji pacjentom, którzy nie muszą już dostarczać papierowych zwolnień do pracodawców.

Jak podał w maju tego roku portal Pit.pl, m.in. dzięki wprowadzeniu e-zwolnień w I kwartale 2019 roku przeprowadzono o 38% więcej kontroli niż w roku ubiegłym, ZUS przeprowadził ich aż 174 tys. W wyniku kontroli wykryto sporo nieprawidłowości i w efekcie cofnięto bądź wstrzymano świadczenia na łączną kwotę 9,2 mln złotych. W porównaniu z zeszłym rokiem wynik finansowy był o 69% wyższy! W samym Krakowie po skontrolowaniu prawie 5,7 tys. osób, 648 z nich cofnięto zasiłek.

Wprowadzenie elektronicznych zwolnień to element strategii informatyzacji NFZ. W perspektywie jest stworzenie w ten sposób rozbudowanej platformy, w której będą gromadzone i udostępniane dane na temat zwolnień, recept czy skierowań na badanie. To duży postęp dla służby zdrowia – według wielu takie unowocześnienia powinny być wprowadzane już od lat.

Co warto wiedzieć o elektronicznych zwolnieniach lekarskich?

Jak wspomnieliśmy, wystawione przez lekarza e-ZLA natychmiast trafia do pracodawcy i ZUS. Na pracodawcę spada obowiązek wnioskowania o zasiłki zdrowotne dla pracownika, czego dokonuje poprzez swój profil PUE ZUS. Jak sprawdzić elektroniczne zwolnienie lekarskie pracownika? Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą się zalogować do profilu zaufanego i bezpośrednio przeglądać zwolnienia lekarskie swoich pracowników. W ten sposób pracodawca kontroluje, jakie świadczenia zostały przyznane i może zauważyć nieprawidłowości (przeczytaj więcej w materiale: Wypłacanie chorobowego przez pracodawcę). W przypadku podmiotów posiadających osobowość prawną konieczne jest najpierw złożenie pełnomocnictwa dostępu do PUE ZUS przez osoby reprezentujące spółkę.

Zdarzają się sytuacje, w których osoba chora nie jest w stanie zgłosić się od razu do lekarza. Czy lekarz może wystawić zwolnienie wstecz? Tak, ale z datą wsteczną maksymalnie do trzech dni. Jeżeli nieobecność pracownika była dłuższa, to za nadwyżkowe dni nie należy się prawo do wynagrodzenia chorobowego. Wyjątkiem jest zwolnienie od specjalisty psychiatry, które może obejmować dowolny okres. E-zwolnienie może zostać wystawione także z datą późniejszą maksymalnie czterech dni. Dotyczy to głównie sytuacji, gdy pracownik uda się do lekarza w piątek i otrzyma L4 od najbliższego poniedziałku. Przy tym osoba otrzymująca zwolnienie ma obowiązek poinformowania pracodawcy o miejscu pobytu w czasie leczenia. Więcej o zasadach przyznawania świadczeń przeczytasz w artykule: Zwolnienie lekarskie: ile można chorować i co oznaczają kody na zwolnieniach?

Pacjenci po wprowadzeniu e-zwolnień mieli największy problem z zapamiętaniem, do kiedy mają L4. Jak sprawdzić, do kiedy wystawiono zwolnienie lekarskie? Wiele osób po prostu zapisuje sobie dokładną datę podczas wizyty. Pewniejsze jest jednak założenie PUE ZUS na stronie www.zus.pl. Po zalogowaniu w profilu znajdziemy informacje na temat swoich zwolnień lekarskich w zakładce "zaświadczenia lekarskie".

Sprawdź na Aplikuj.pl omówienia innych zagadnień związanych z rynkiem pracy, porady na temat rekrutacji oraz aktualne oferty pracy z Krakowa.