Pełna elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy będą spowiadać się przed ZUS-em

fot. KRZYSZTOF KALINOWSKI / LOVEKRAKÓW.PL

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpoczął przygotowania do elektronizacji akt pracowniczych. Ogłoszono przetarg na modyfikację Kompleksowego Systemu Informatycznego ZUS pod kątem możliwości gromadzenia danych z akt pracowniczych. Okazuje się, że wraz ze zmianami w ustawie, od stycznia 2019 roku pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS szerszy zakres danych pracowników i zleceniobiorców.

Akta w formie elektronicznej

W związku z uchwaloną 13 lutego ustawą o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, od 1 stycznia 2019 roku skraca się okres przechowywania pracowniczych akt osobowych dla wszystkich nowo zatrudnionych osób. Tym samym dotychczasowy obowiązek archiwizacji przez 50 lat skraca się do 10. Jak twierdzi Bożena Bielawska z krakowskiego oddziału ZUS, pracodawcy będą mogli od Nowego Roku przechowywać wskazane akta w formie elektronicznej, co pozwoli ograniczyć koszty ich działalności.

Regularne raporty do ZUS

Zmiany w ustawie nie oznaczają jednak samych udogodnień dla pracodawców, a wiążą się z narzuconymi na nich obowiązkami. Tym samym od rozliczenia za styczeń 2019 roku, płatnik będzie zobowiązany do przekazywania do ZUS regularnych raportów imiennych z dodatkowymi danymi. Wśród nich znajdą się m.in. kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu. Ale zarazem niezależnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiany składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe czy wypadkowe.

Według Bielawskiej to nie jedyne zmiany. W dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia, pracodawcy będą zobowiązani do podawania dodatkowych danych dotyczących również rozwiązania stosunku pracy, czyli daty rozwiązania umowy, podstawę prawną takiego działania czy stronę, z inicjatywy której nastąpiło odejście danego pracownika.

Rozstrzygnięcie przetargu przed wakacjami

Wraz z przygotowaniami do elektronizacji akt pracowniczych, a co za tym idzie, gromadzenia coraz większej liczby informacji związanych z zatrudnieniem, Zakład Ubezpieczeń Społecznych ogłosił przetarg na modyfikację Kompleksowego Systemu Informatycznego. To pozwoli przeprowadzić projekt e-Akta.

– Zależy nam, aby rozstrzygnąć ten przetarg jeszcze przed wakacjami – podkreśla Gertruda Uścińska, prezes ZUS. – W ten sposób wykonawca będzie miał pełne sześć miesięcy na przygotowanie systemu informatycznego do pełnej elektronizacji dokumentacji pracowniczej.

 

comments powered by Disqus

Najnowsze wiadomości

Wczytaj więcej

Mieszkanie

Biurowce i galerie

Korporacje

Praca

Przedsiębiorczość

Start-up